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Certificação de Software
A utilização de Software certificado é obrigatória a partir de 1 de Janeiro de 2011
Foi publicada a 23.06.2010, a Portaria 363 / 2010 que regulamenta a certificação prévia dos programas informáticos de facturação do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas.
A utilização de Sistemas Informáticos para a elaboração da facturação é cada vez mais uma realidade, pois possui grandes vantagens no tratamento da informação e na rapidez de execução. No entanto, introduz riscos em termos de controlo fiscal, pela possibilidade de adulteração dos dados registados, o que potencia situações de evasão fiscal.
É nesta perspectiva que surge a certificação, definindo regras para que os programas de facturação observem requisitos que garantam a inviolabilidade da informação inicialmente registada. Desta forma, apenas os programas que respeitem tais requisitos poderão ser utilizados
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Portaria 363/2010, de 23 de Junho.
Anexo com especificação das regras técnicas.
Quem está obrigado a usar um software certificado?
As empresas que facturem por computador, tenham emitido mais de 1000 documentos de facturação, talões ou equivalente no ano anterior, tenham tido um volume de negócios superior a 250 000 Euros no ano anterior, para o ano 2011, tenham tido um volume de negócios superior a 150 000 Euros no ano anterior para o ano 2012, e efectuem vendas a clientes particulares ou agricultores.
A partir de quando é obrigatório?
As empresas obrigadas a usar software certificado terão de o usar a partir de 1 de Janeiro de 2011
Se uma empresa nunca vendeu a um Particular e vai, a meio de um ano, efectuar a primeira venda a um particular, está obrigada a ter software certificado? A partir de quando?
A empresa fica obrigada a usar software certificado imediatamente a partir do momento em que faz uma venda a um particular. Essa primeira venda tem que ser já assinada digitalmente por um software certificado.
Se uma empresa customiza ou personaliza em grande parte um software de facturação, pode considerá-lo como desenvolvido internamente, estando por isso, isenta da obrigatoriedade de o certificar?
Essa empresa está isenta da obrigatoriedade de certificar o seu software de facturação se for juridicamente detentora dos direitos de autor do software de facturação que utiliza.
Que implicações terá no software PHC?
As facturas produzidas pelo software PHC serão assinadas digitalmente pelo próprio software PHC. Esta assinatura é guardada na Base de Dados, junto com a factura.
A PHC disponibilizará IDUs já desenhados de acordo com as regras de impressão de facturas emitidas por software certificado.
Serão disponibilizados para o desenho de IDUs de Facturas, D.I. e Compras, os campos necessários para que a impressão seja legal e de acordo com software certificado.
As compras lançadas em séries configuradas como Auto-Facturação, serão também assinadas digitalmente. O seu IDU contemplará também os campos obrigatórios.
As Guias de Remessa devem também ser assinadas. Para isto, as séries de documentos de Facturação, D.I. e de Compras, poderão ser configuradas para serem ou não assinadas digitalmente de acordo com a portaria.
Os campos obrigatórios na impressão de facturas emitidas pelo software certificado são: Nº de Certificado, Excerto da Assinatura e texto mencionando que a factura foi produzida pelo software com o certificado nº X.
A Exportação do SAFT conterá, nas facturas, a respectiva assinatura.
Sempre que se alterar ou eliminar uma factura, D.I. ou compra, ficará registado num log, quem, quando e o que foi alterado.
Não será nunca possível alterar dados de uma Factura, D.I. ou de uma Compra de Auto-Facturação, que provoquem a modificação de um dos seguintes valores: Nº do Documento, Valor Total do Documento, Nome do Cliente, Morada do Cliente, Nº de Contribuinte do Cliente, Designação das Linhas, Motivo de Isenção de IVA, Data da Factura, Quantidade, Preço unitário, Preço Total das linhas, Descontos das linhas, Taxas de IVA e IVA Incluído.
A Facturação de uma Guia de Remessa só é válida, legalmente, se a Guia de Remessa for copiada para a Factura pelos mecanismos previstos pela Aplicação. A introdução de uma Factura desligada da respectiva Guia de Remessa não é aceitável fiscalmente. O SAFT passa a espelhar esta ligação, e a não existência desta ligação no SAFT é ilegal.
A Anulação de uma Factura por introdução de uma Nota de Crédito, só é válida fiscalmente, se a Factura for copiada para a nota de Crédito pelos mecanismos previstos pela Aplicação. O SAFT passa a espelhar esta ligação, e a não existência desta ligação no SAFT é ilegal.
Como devem ser assinados os documentos produzidos fora do software PHC que são depois importados para a Base de Dados PHC?
Os documentos produzidos fora do software PHC devem ser assinados pelo próprio software que os produziu. Este documentos podem ser integrados no software PHC mas para séries específicas que sejam configuradas para não serem exportadas para o SAFT.
Uma aplicação de Auto-Venda que corre em PDAs e que emite Facturas, tem de ser certificada ? Tem de emitir o SAFT?
Sim. Essa aplicação tem de ser certificada e assinar digitalmente as suas facturas. A solução desse produtor tem obrigatoriamente que produzir o SAFT de todos os documentos por si gerados. Mesmo que para isso necessite de uma aplicação de backoffice com o repositório dos documentos emitidos nos PDAs e que emita o SAFT. Esta aplicação de backoffice tem de fazer parte integrante da aplicação de Auto-Venda e não pode ser vendida em separado.
Se uma empresa quiser recuperar histórico, porque perdeu a Base de dados ou os registos originais, deverá lançar esses documentos assinados?
Não. Esses documentos são cópias dos originais. Não devem ser assinados. Devem portanto ser lançados numa série específica para esse efeito.
Que formas de gravar facturas no software PHC produzem facturas legalmente assinadas?
Na plataforma CS, serão assinadas as facturas produzidas por: Introdução directa no software PHC, integração via terminais portáteis, integração via conector, recepção via XML e integração via b2b.dll.
Na plataforma CS, na gama PHC Enterprise, será posteriormente disponibilizada uma função em xbase que permitirá, via implementação dentro da aplicação PHC, emitir documentos de facturação legalmente assinados. Esta será a única forma de registar Documentos de Facturação legalmente assinados, nas aplicações PHC, por implementação.
Qual o software PHC que será certificado?
As soluções da plataforma CS PHC Gestão e PHC POS em todas as gamas. A solução da plataforma Digital, PHC dGestão, tem a mesma certificação que a respectiva solução CS, uma vez que não pode funcionar de forma autónoma.
A solução PHC Business FX.
Que versões do software PHC estão certificadas?
As versões 2011 e seguintes.
O que será necessário para instalar executáveis certificados PHC?
Para instalar executáveis certificados da plataforma CS, será necessário instalar novos Setups da aplicação CS, ou em alternativa, instalar um Setup específico disponibilizado para o efeito juntamente com os executáveis, consulte o artigo técnico de como instalar exes certificados.
As alterações efectuadas a documentos ficam registadas num ficheiro de log. Esse ficheiro fica dentro da base de dados? Apenas regista alterações a documentos certificados?
Sim, o ficheiro existe dentro da base de dados e o nome da tabela é NLOG.
Nas gamas Corporate e Advanced a tabela NLOG apenas regista as alterações efectuadas a documentos certificados. Em Enterprise o funcionamento desta tabela continua o mesmo (Log de actividade), a única diferença é que o respectivo parâmetro não precisa de estar activo para que sejam registadas as alterações aos documentos certificados.
Os eventos correm depois de gravar, se existirem eventos que alterem os valores dos documentos estes vão funcionar? Fica algum registo de como o documento foi alterado?
Se existirem eventos que provoquem a alteração do valor total do documento, os mesmos vão funcionar e efectuar a respectiva alteração. Essa alteração irá ficar registada ou não no ficheiro log, dependendo do evento e do código utilizado no mesmo. Os eventos não podem modificar nenhum dos campos que a PHC não permite alterar.
Qualquer alteração efectuada à Base de Dados sem ser pelas funcionalidades da aplicação, ou seja, por exemplo, através de código de utilizador, pode provocar que o documento fique ilegal. Se o documento está ilegal a responsabilidade é totalmente de quem efectuou essa alteração, essa irregularidade é facilmente detectável pela DGCI.
O cliente engana-se ao emitir a factura. Tem de fazer uma nota de crédito da factura. Estes documentos têm de ser enviados ao cliente? A nota de crédito tem de ser devolvida assinada pelo cliente?
Quando o cliente se engana ao emitir a factura, tem de efectuar uma Nota de Crédito. Essa Nota de Crédito deve seguir as respectivas regras já existentes, ou seja, deve ser enviada ao cliente e tem que ser devolvida assinada pelo cliente, conforme nº 5 do artigo 78º do Código do IVA.
Ao instalar o ficheiro RsaActiveX disponibilizado, o mesmo indica que o seu licenciamento é um trial de 30 dias.
Ao instalar o componente Chilkat RSA ActiveX, o utilizador pode ser informado que o mesmo é um trial de 30 dias. Visto que este componente é instalado para ser utilizado no Software PHC, é o software que possui a licença para utilizar este componente, ou seja, a mensagem apresentada neste caso é irrelevante. Caso o componente seja instalado para ser utilizado independentemente do software PHC, nesse caso, o componente apenas terá uma validade de 30 dias. De qualquer forma, poderá instalar o setup que instala também o componente.
Emiti um dossier interno com o nome Guia de Remessa, enganei-me, o que posso efectuar para que este dossier não apareça nos pendentes a facturar?
Deverá fechar o dossier.
No caso de um cliente que esteja a trabalhar com as transferências de dados para importar os documentos de facturação emitidos nas lojas para a sede, penso que o que vai acontecer é colocar as certificações nas lojas, e garantir assim a legalidade dos documentos emitidos. Ao importarmos as vendas das lojas através da integração loja - sede, o campo da certificação na FT também passa e actualiza na sede?
Os documentos de facturação da loja tem que estar configurado para assinar, a série de documento de facturação na sede não pode estar configurada para assinar.
A assinatura passa da loja para a sede. Mas é a BD da loja que é relevante, pois será sempre esta base de dados, da loja, que terá que produzir o SAFT. |
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